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団体旅行幹事様サポートページ


成功する幹事の条件

幹事は団体旅行の出来を左右する重要な仕事。まずは幹事の役割をよく理解しておく事が重要です。幹事が頑張ればその旅行は成功します。あなたも素晴らしい旅行をプロデュースしましょう。

成功する幹事の条件

幹事の仕事には企画・準備・管理・会計と様々です。盛り上げ役ばかりが注目されがちですが、裏方としての仕事は会を成功させるためには必要不可欠な存在。全体を見通していけば自然と盛り上がっていくものです。なかなか評価されにくい裏方的な仕事ですが、最後は必ずや素晴らしい旅行となるはずです。

幹事は旅行のプロデューサー

幹事はやらなければならない仕事が多いものです。旅行全体を見渡しているのは参加者の中では幹事だけ。参加者全員が楽しめているかを考えて細やかな対応が要求されます。だからといって参加者に楽しんでもらうことを忘れてはいけません。気配り上手な幹事を目指しましょう。旅行が成功するのも失敗するのも幹事の手腕にかかっていると言っても過言ではありません。

幹事は「縁の下の力持ち」

参加者が楽しんでくれる事が一番です。決して主役ではないけれども、幹事の役割はそれ以上に大きいもの。旅行にはなくてはならない存在の幹事ですが、その旅行の主役はあくまで他の人。「自分がこの場を仕切っているんだ」という考え方は捨てて裏方に専念しないと、良い幹事とは言えないでしょう。

宿泊先やお店の方への代表である

楽しい団体旅行にするには、宿泊先・お店の方の協力も大切です。ルールを守っていい関係を築きましょう。旅を成功させるために、運転手さんや仲居さん等に心づけを渡すのも一つの手です。多少のワガママも聞いてもらえるかも!?

幹事は慌ててはならない

旅行に思いがけないハプニングはつきものです。その為にも準備は万全にこなし、気持ちに余裕を持たせることが大切。万全の体制で旅に臨みましょう。

信頼の置ける仲間に協力してもらう

幹事一人で全てをこなす事は大変です。荷物の運搬、連絡係、会計など、信頼の置ける仲間に協力をお願いするのも一手、その場合は、仲間の役割を明確にしましょう。あまり大人数だと逆にうまくいかない事もあるので、出来るだけ少数精鋭にするのがポイント。

幹事様ガイドライン

旅行幹事になったものの、一体何をすれば…!? まずはこの疑問を解決し、順序立てたスケジュールを描きましょう。

1.旅行をイメージ

日程・方向・コースなど、旅行のイメージを探ります。

2.旅の目的決め

アンケート等を基に旅の目的を決めましょう。グルメ・温泉・アウトドア・買い物等。


3.旅行会社に相談

旅行イメージがある程度固まったら、旅行会社に相談、見積もりを依頼しましょう。


4.担当者と打合せ

見積もりをじっくり検討し、担当者と詳細部分を打ち合わせしましょう。


5.プランを固める

旅行プランを固め、交通手段や宿泊施設などの手配を旅行会社に依頼しましょう。

6.内容・段取り確認

旅行内容と旅行中の段取りについて、旅行参加者を交えて打ち合わせしましょう。


7.事前の準備

しおり作成・配布、旅行内容の最終確認などを行います。

8.代金の支払い

旅行会社へ旅行代金の支払いを済ませます。


9.旅行出発

いよいよ旅のスタート。出発の朝は皆よりも早く集合して備えましょう。


旅行幹事様Q&A

よくあるご質問・疑問をまとめました。

Q1.費用を安く済ませるコツはありますか?

A.社員旅行のピークは10月〜12月前半、春なら5〜6月、この時期は価格が高くなりますので、あえて避けると費用が抑えられます。

Q2.何名以上から団体旅行扱いになりますか?

A.一般的に国内の場合は15名以上、海外の場合は10名以上の場合を団体料金適用としているケースが多く見られます。

Q3.旅行の何ヵ月前から受付を行っていますか?

A.特に期限はありませんが、早めのご相談をおすすめします。旅行期日が直近の場合は、お電話にてご相談下さい。WEBからのご相談は3営業日内にご返信をするように 心がけておりますが、土・日・祝日はメール対応が出来ない場合があります。参加人数やシーズンによっては、手配に時間がかかる場合もありますので、やはりお早めにご相談下さい。

Q4.参加者の希望がまとまりません。いくつかプランの提案をしてもらえますか?

A.もちろんです。ご予算、人数、ご希望の条件などをお伺いして、旬のコースやおすすめのスポット等、専門の担当者がご提案させていただきます。まずはお気軽にお問い合わせ下さい。

Q5.海外旅行の幹事を任されました。海外旅行も相談できますか?

A.はい。可能です。参加人数や予算によりプランは様々ですので、お気軽にご相談下さい。海外旅行の幹事は大変というイメージをお持ちの方も多いようですが、旅行会社に任せてしまえば意外と楽です。ただし、旅券を忘れたらアウト、前日に何人かの幹事同士で二重三重のチェックをしましょう。

団体旅行の幹事様をサポート

企画の段階から旅行終了まで、旅行の流れを確認するのに便利なチェックリスト。ご旅行の2ヶ月前には準備をスタートしておくと安心です。


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